Thứ nhất: Tiêu chuẩn GSP về thiết kế nhà kho: Để một nhà kho đạt tiêu chuẩn GSP, thì trước hết phải có thiết kế phù hợp về địa điểm, cơ sở hạ tầng, diện tích:
(1) Tiêu chuẩn về địa điểm: nhà kho cần phải đặt ở vị trí thuận lợi về đường xá, giao thông. Điều này đảm bảo quá trình giao nhận hàng luôn được thuận lợi, nhanh chóng;
(2) Tiêu chuẩn về cơ sở hạ tầng: điều kiện cơ bản nhất cho một kho GSP là trang thiết bị phòng cháy chữa cháy phải đầy đủ. Nền, trần, tường và mái kho phải có thiết kế đúng chuẩn, có khả năng kháng lửa và nhiệt tốt. Bên cạnh đó, nhà kho cần phải được thiết kế đảm bảo tránh những tác nhân xấu như sâu bọ, ngập úng, ẩm mốc,…Ngoài ra, nhà kho phải được phân loại phù hợp với từng loại hàng hóa. Thông thường, dược phẩm sẽ được bảo quản trong kho có kiểm soát nhiệt độ, và có hệ thông giá kệ phù hợp;
(3) Tiêu chuẩn về diện tích: thông thường, một nhà kho GSP được sử dụng trong y tế thường có diện tích tối thiểu 500m2, dung tích sức chứa 1500m3.

Thứ hai: Tiêu chuẩn GSP về nhiệt độ nhà kho: Thuốc là loại hàng hóa đặc biệt ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng của con người. Để đảm bảo cung cấp thuốc có chất lượng đến tay KHM đòi hỏi phải thực hiện tốt tất cả các giai đoạn liên quan đến sản xuất, bảo quản, tồn trữ, lưu thông phân phối thuốc. Trong “5 tốt” (Thực hành sản xuất thuốc tốt, thực hành kiểm nghiệm thuốc tốt, thực hành bảo quản thuốc tốt, thực hành phân phối thuốc tốt, thực hành nhà thuốc tốt) thì khâu bảo quản có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng khi thuốc đến tay người bệnh. Thuốc sản xuất có chất lượng tốt, nhưng nếu không được bảo quản tốt, thì thuốc sẽ giảm hoạt tính, ảnh hưởng lớn đến chất lượng thuốc và do đó ảnh hưởng đến quá trình điều trị. Thực hành tốt bảo quản thuốc theo các tiêu chuẩn GSP là nhằm duy  trì chất lượng thuốc trong suốt thời gian tuổi thọ của thuốc. Đây được coi là tiêu chuẩn khó nhất cho một nhà kho để có thể đạt GSP.

    (1) Nhiệt độ thường đảm bảo từ khoảng 15 đến 25 độ C. Đối với thuốc và dụng cụ y tế, bảo quản trong điều kiện nhiệt độ cao hay quá thấp đều có ảnh hưởng không tốt. Tuy nhiên, nhiệt độ cao làm biến đổi hình thức cảm quan và cả thành phần hóa học của thuốc với các biểu hiện như mất nước kết tinh trong các dạng thuốc hydrat hóa, làm bốc hơi một số thuốc ở thể lỏng dễ bay hơi hay hoá chất bị thăng hoa như cồn, ether, tinh dầu, long não, làm thay đổi trạng thái như nóng chảy thuốc đạn, cao xoa… thuốc tạng liệu, thuốc viên, vaccin, kháng sinh…Ngoài ra nhiệt độ tăng cao còn tạo thuận lợi cho các vi sinh vật chịu nhiệt phát triển. Về phương diện hoá học nhiệt độ cao xúc tác và làm tăng tốc độ các phản ứng phân hủy thuốc. Trong quá trình bảo quản, nhiệt độ môi trường bảo quản quá thấp cũng là yếu tố làm hư hỏng một số thuốc như: các loại thuốc ở dạng nhũ tương dễ bị tách lớp, một số thuốc tiêm dễ bị kết tủa. Đặc biệt nhiệt độ lạnh gây ra những biến đổi như tái kết tinh, hóa rắn, kết thành khối hoạt chất, tá dược. Tác động của sự biến đổi nhiệt độ đột ngột có thể phá vỡ bao bì.

   (2) Độ ẩm không khí không được vượt quá 70%, bởi lẽ  độ ẩm không khí là yếu tố gây ảnh hưởng nhiều nhất trong việc làm giảm chất lượng của thuốc, gây hư hỏng cho các loại thuốc, hóa chất dễ hút ẩm - giảm tính ổn định của thuốc, do vậy, chống ẩm cho thuốc cần được chú ý trong suốt quá trình bảo     quản. Căn cứ vào nhiệt độ trong kho và ngoài kho, nếu nhiệt độ trong kho lớn hơn nhiệt độ ngoài kho thì có thể tiến hành thông gió để làm giảm nhiệt độ trong kho, nhưng cần chú ý đến yếu tố độ ẩm. Có thể áp dụng biện pháp chống nóng bằng cách ngăn không để nắng chiếu trực tiếp vào thuốc bằng các vật liệu cách nhiệt như chiếu cói, rơm rạ, cỏ khô, phèn, rèm … để che chắn trần, cửa kho để chống nóng, bảo vệ thuốc. Trang bị máy điều hoà nhiệt độ, Kho mát yêu cầu nhiệt độ từ 8 đến 15 độ C. Kho lạnh có nhiệt độ yêu cầu từ (-10) đến 8 độ C. Kho đông lạnh phải dưới (-10) độ C. Sắp xếp bảo quản thuốc 3 dễ:  Dễ thấy, Dễ lấy, Dễ kiểm tra và 5 chống: Chống ẩm, nóng, ánh sáng, mối mọt, chuột, nấm mốc, côn trùng; Chống nhầm lẫn;  Chống cháy nổ; Chống quá hạn dùng;  Chống đổ vỡ, hư hao. Tồn kho theo từng trạng thái và Quản lý tồn sản phẩm ở nhiều kho hàng cùng một lúc theo mã sản phẩm SKU*, mã vạch Barcode*, lô sản xuất, hạn dùng, giá nhập - giá vốn - giá bán buôn, lịch sử sửa hoặc xóa sản phẩm, hiển thị tự động tinh năng đặt hàng khi kho hết hàng.

   (3) Phải tránh các ánh sáng gay gắt trực tiếp, mùi từ bên ngoài vào cùng các dấu hiệu nhiễm khác. Với các hoạt chất quang hoạt ánh sáng xúc tác các phản ứng hóa học bằng cách tạo ra gốc tự do, thúc đẩy các quá trình phân hủy thuốc, làm biến màu sắc của thuốc. Với các hoạt chất không quang hoạt khi có thêm chất xúc tác (vết kim loại nặng) ánh sáng cũng làm thúc đẩy các quá trình hóa học phân hủy chúng. Biện pháp tránh ánh sáng: Không để thuốc, hoá chất tiếp xúc với ánh sáng trực tiếp. Sử dụng bao bì trực tiếp có màu, không cho ánh sáng xuyên qua (thủy tinh mờ) hoặc bọc giấy đen. Khu vực đóng gói phải tiến hành ở nơi thích hợp, trên bao bì phải ghi ký hiệu chống ánh sáng và ánh nắng. Khi thuốc có hiện tượng biến đổi màu sắc phải gửi mẫu đi kiểm nghiệm để kiểm tra chất lượng.

   (4) Nấm mốc, vi khuẩn, mối, chuột : Nấm mốc, vi khuẩn làm giảm chất lượng rất nhanh, do trong quá trình sinh trưởng và phát triển chúng tiết ra các chất gây hỏng thuốc như các chất độc, chất điện giải và acid vô cơ, hữu cơ … đặc biệt là các dạng thuốc như cao. lỏng, siro, potio… Nấm mốc và vi khuẩn còn làm hư hỏng dược liệu thảo mộc, động vật và bao bì đóng gói làm bằng bìa, giấy, chất dẻo…Mối tuy là sinh vật nhỏ, mềm yếu nhưng có sức phá hoại lớn. Các công trình xây dựng, kho tàng, hàng hoá nếu không có các biện pháp phòng trừ mối đều dẫn đến tác hại nghiêm trọng. Mối sống thành tổ, mỗi tổ có từ hàng trăm đến hàng triệu con. Chúng sinh sống trong lòng đất, có khả năng xuyên qua nền nhà, chân tường rồi xâm nhập vào các bao bì hàng hoá để phá hoại. Chuột là loài động vật gặm nhấm gây tác hại rất lớn với nhiều ngành như nông nghiệp, công nghiệp… trong đó có dược phẩm. Ở kho dược phẩm thì chúng cắn phá và ăn các loại viên bao đường, cốm, tinh bột mì, lactose, glucose, bao bì, nhãn thuốc... Để tránh tác hại do chuột gây ra, ta phải áp dụng các biện pháp phòng chống tích cực trong công tác bảo quản dược phẩm.

Thứ ba: Tiêu chuẩn GSP đối với trang thiết bị trong kho: Trang thiết bị trong kho cần phải được chuẩn bị đầy đủ và kỹ lưỡng. Như đề cập ở trên, thuốc và dược phẩm đòi hỏi chất lượng kho bãi rất cao trong quá trình bảo quản. Các trang thiết bị cần thiết bao gồm: Nhiệt kế đo nhiệt độ không khí, ẩm kế đo độ ẩm trong kho. Hệ thống điều hòa không khí, thông gió.Trang thiết bị phát hiện và cảnh báo. Hệ thống máy tính kết nối internet. Yêu cầu của hệ thống nhiệt độ: Kho lạnh yêu cầu 2°C -  8°C, giới hạn cảnh báo ≤ 3°C hoặc ≥ 7°C, Giới hạn hành động ≤ 2°C hoặc ≥ 8°C. Yêu cầu về độ ẩm: Kho lạnh yêu cầu ≤75%. giới hạn cảnh báo ≥ 75%, Giới hạn hành động 80%. Tần suất thẩm định nhiệt độ và dụng cụ thẩm định 2 lần /1 năm.

Thứ tư: Sắp xếp bảo quản thuốc

Kiểu 1: Kho theo chiều dọc (Throughflow warehouse)

Kiểu 2: Kho có dạng chữ T (T- shaped warehouse)

Kiểu 3: Kho theo kiểu góc (Corner warehouse)

   (1) khu vực bảo quản hàng hoá; khu vực nhập, kiểm tra, kiểm soát hàng; Nơi chuẩn bị hàng theo yêu cầu trước khi xuất hàng; khu vực xuất hàng; khu vực quản lý.

   (2) Đối với thuốc nguyên thùng xếp trên pallet: Cách mặt đất ít nhất 10cm, không được để trực tiếp thuốc trên nền kho. Cách bức tường hoặc ngăn xếp khác ít nhất 30 cm. Ghi hạn dùng nơi dể thấy nhất, cấp phát theo nguyên tắc FEFO. Cao không quá 2,5m, các thùng nặng hoặc dể vỡ không chất quá cao. Xếp trên giá được áp dụng với những loại hàng tương đối nhẹ, dễ vỡ, nhiều loại, nhiều quy cách đóng gói khác nhau.

Thứ tư: Nhập thông tin lô sản xuất cho từng sản phẩm (1) Danh sách lô, hạn sử dụng được gợi ý theo nguyên tắc FEFO, số lô còn hạn sử dụng hết trước sẽ hiện ở trên; (2) Có thể chọn nhiều lô một lúc cho một sản phẩm, số lượng thực tế của hàng hóa sẽ bằng tổng số lượng thực tế của từng lô;

Thứ năm: Tồn kho sản phẩm theo lô sản xuất (1) Nhà bán hàng truy cập xem chi tiết sản phẩm, NBH có thể xem sản phẩm đó đang thuộc những lô hàng nào và số lượng sản phẩm từng lô là bao nhiêu. (2) Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm/lọc phiếu xuất kho kiêm chứng từ vận chuyển theo các điều kiện: Thời gian, Mã phiếu xuất kho kiêm chứng từ vận chuyển, Tên hoặc mã hàng, Serial/IMEI hoặc Lô, hạn sử dụng (tương ứng với gian hàng chính hãng của NBH), Loại phiếu, Trạng thái

Thứ sáu: Xuất, hủy hàng hóa. (1) Trên ô tìm kiếm, NBH có thể nhập số lô sản xuất, hạn sử dụng -> hệ thống sẽ hiển thị thông tin hàng hóa. (2) Nhập thông tin lô cho mỗi sản phẩm, danh nục lô sản xuất, hạn dùng được gợi ý theo nguyên tắc FEFO, số lô còn hạn sử dụng hết trước sẽ hiện thị ở trên. (3) Chọn lô từ pop-up, kích Chọn lô -> kích chọn lô, hạn sử dụng và nhập số lượng tương ứng > kích Xong  để ghi nhận thông tin.

Thứ bảy: Ứng dụng quản lý kho giúp NBH theo dõi được các giao dịch nhập hàng qua các thao tác (1) tạo mới, cập nhật, xem danh sách sản phẩm trong kho, xem chi tiết, tìm kiếm; (2) Lọc sản phẩm theo ba tiêu chí: xem toàn bộ, nhập lâu chưa bán được, bán chậm. (3) Sắp xếp sản phẩm, danh mục sản phẩm, lô sản xuất, hạn dùng…. (4) Hiển thị chi tiết về thời gian lưu kho của từng mã sản phẩm. Số tồn của sản phẩm đó ở một kho cụ thể (kho đã lọc); (5) Tổng số tồn của sản phẩm đó ở tất cả các kho (hoặc kho đã lọc); (6) Tổng số sản phẩm lỗi ở tất cả các kho (hoặc kho đã lọc); (7) Ngày phát sinh xuất nhập, nhập NBH lần đầu tiên của sản phẩm. (8) Số ngày sản phẩm ở trong kho tính từ thời điểm nhập NBH lần đầu tiên. (9) Số ngày sản phẩm ở trong kho tính từ lần XNK cuối cùng.

Thứ tám: Báo cáo tồn kho (1) Hàng hóa quản lý theo lô sản xuất, hạn sử dụng được liệt kê vào Báo cáo -> Hàng hóa -> mối quan tâm Hạn sử dụng. (2) NBH có thể kiểm tra thông tin hàng hóa đã hết hạn sử dụng, gần hết hạn sử dụng và các báo cáo nhập hàng, báo cáo tồn kho, báo cáo xuất hủy, báo cáo trả hàng.

Thứ chín: Đóng gói hàng hóa (quy cách đóng gói hàng hóa) tên tiếng anh là packaging. Đây là 1 hoạt động đóng gói khi hiểu rõ đặc tính của loại hàng hóa. Cũng như điều kiện tự nhiên mà nó phải chịu, trong quá trình vận chuyển. Nhằm đảm bảo cho sự an toàn của hàng hóa mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh tế cao nhất. Bao bì hàng hóa (package) là một loại sản phẩm công nghiệp đặc biệt, nó được dùng để bao gói và chứa đựng nhằm bảo vệ giá trị sử dụng của hàng hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản, vận chuyển, xếp dỡ và tiêu thụ sản phẩm:

   (1) Thuốc, Thực phẩm chức năng, Mỹ phẩm, có chứa chất lỏng. Đối với Sản phẩm không chứa chất lỏng hoặc bao bì thông thường (không dễ vỡ): quấn sản phẩm tối thiểu 2 lớp bóng khí. Xếp sản phẩm vào trong hộp có kích thước tương ứng, chèn xốp/mút/ túi bóng khí xung quanh để sản phẩm không bị di chuyển. Đối với sản phẩm dạng có chất lỏng (Si rô, thuốc hỗn dịch uống….)/ hoặc bao bì dễ vỡ: quấn sản phẩm tối thiểu 2 lớp bóng khí. Chèn xốp dày 3-5cm đủ sáu mặt bên ngoài hộp sản phẩm trước khi đóng vào thùng carton, tránh va đập khi vận chuyển. Dán ký hiệu hàng dễ vỡ và chiều sản phẩm;

   (2) Nguyên liệu làm thuốc: Sản phẩm được đóng gói trong túi PE và được xếp vào thùng gỗ/nhựa/thùng nhôm (tùy tính chất của sản phẩm). Cố định nắp bằng bằng băng keo;

   (3) Thiết bị y tế. Đối với sản phẩm thiết bị y tế chuyên sâu: sản phẩm được cố định và chèn mút xốp bên trong hộp sản phẩm. Quấn tối thiểu 2 lớp bóng khí và chèn mút dày 5cm đủ sáu mặt bên ngoài hộp sản phẩm trước khi đóng vào thùng carton. Yêu cầu đóng kiện gỗ theo quy định của từng nhà vận chuyển. Hoặc dán tem hàng dễ vỡ bên ngoài hộp. Đối với sản phẩm bị y tế thông thường: sản phẩm được quấn mút và hoặc túi bóng khí. Đóng gói sản phẩm trong hộp giấy và dán băng keo kín.

   (4) Thiết bị làm đẹp. Đối với sản phẩm là thiết bị điện tử: (các loại máy chạy bằng điện hoặc pin sạc điện) sản phẩm được cố định và chèn mút xốp bên trong hộp sản phẩm. Quấn tối thiểu 2 lớp bóng khí và chèn mút dày 5cm đủ sáu  mặt bên ngoài hộp sản phẩm trước khi đóng vào thùng carton. Yêu cầu đóng kiện gỗ theo quy định của từng nhà vận chuyển. Hoặc dán tem hàng dễ vỡ bên ngoài hộp. Đối với sản phẩm khác: sản phẩm được quấn mút và hoặc túi bóng khí. Đóng gói sản phẩm trong hộp giấy và dán băng keo kín.

   (5) Vật tư tiêu hao. Đối với Sản phẩm không chứa chất lỏng hoặc bao bì không dễ vỡ: quấn sản phẩm tối thiểu 2 lớp bóng khí. Xếp sản phẩm vào trong hộp có kích thước tương ứng, chèn xốp/mút/ túi bóng khí xung quanh để sản phẩm không bị di chuyển; Đối với sản phẩm bao bì dễ vỡ: quấn sản phẩm tối thiểu 2 lớp bóng khí. Chèn xốp dày 3-5cm đủ sáu mặt bên ngoài hộp sản phẩm trước khi đóng vào thùng carton, tránh va đập khi vận chuyển. Dán ký hiệu hàng dễ vỡ và xếp theo đúng chiều sản phẩm.

   (6) Hàng tiêu dùng mẹ, bé. Đối với Sản phẩm không chứa chất lỏng hoặc bao bì không dễ vỡ: quấn sản phẩm tối thiểu 2 lớp bóng khí. Xếp sản phẩm vào trong hộp có kích thước tương ứng, chèn xốp/mút/ túi bóng khí xung quanh để sản phẩm không bị di chuyển; Đối với sản phẩm bao bì dễ vỡ / có chứa chất lỏng: quấn sản phẩm tối thiểu 2 lớp bóng khí. Chèn xốp dày 3-5cm đủ sáu mặt bên ngoài hộp sản phẩm trước khi đóng vào thùng carton, tránh va đập khi vận chuyển. Dán ký hiệu hàng dễ vỡ và xếp sản phẩm theo đúng chiều sản phẩm; Đối với sản phẩm là hàng thông thường: (quần áo, bỉm, tã, đồi khô) quấn 2-3 lớp bóng khí, sau đó có thể bọc lại bằng túi nilon hoặc đóng thùng. Riêng các sản phẩm đồ khô có mùi cần được hút chân không và quấn 2-3 lớp bóng khí thật chặt để tránh các tác động ngoại vật làm hư hỏng hàng hóa; Đối với sản phẩm là thiết bị điện tử (máy hút sữa, máy hâm sữa…sản phẩm được cố định và chèn mút xốp bên trong hộp sản phẩm. Quấn tối thiểu 2 lớp bóng khí và chèn mút dày 5cm đủ sáu mặt bên ngoài hộp sản phẩm trước khi đóng vào thùng carton. Yêu cầu đóng kiện gỗ theo quy định của từng nhà vận chuyển. Hoặc dán tem hàng dễ vỡ bên ngoài hộp. Kho hàng đảm bảo tiêu chuẩn khắt khe về chuyên môn chính là sự tri ân lớn nhất dành cho đội ngũ các nhà khoa học đã chắt lọc trí tuệ để tạo ra các dược phẩm quý báu và cũng chính là tình yêu thương vô bờ bến mà Vimedimex muốn được cống hiến, phụng sự đối với cộng đồng, vì sức khoẻ của mỗi người dân. Đối với Vimedimex, y đức của một doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm cần được thể hiện thông qua thực tế hành động, thông qua sự hiểu biết sâu sắc về kiến thức, quan tâm đến từng công đoạn trong quá trình, đưa mỗi viên thuốc đến tận tay người tiêu dùng. Với hệ thống kho hàng đạt tiêu chuẩn GDP, GSP tại 63 tỉnh thành trên toàn quốc, Vimedimex bảo quản toàn bộ các sản phẩm dược phẩm giữ vẹn nguyên chất lượng, để mỗi chiến binh tí hon này, tiếp tục toàn thắng trong trận chiến với bệnh tật, đem lại nụ cười và niềm hạnh phúc cho người bệnh. Mục tiêu của công tác bảo quản thuốc là nhằm “Đảm bảo đủ, kịp thời thuốc có chất lượng, giá cả hợp lý cho công tác phòng và chữa bệnh cho cộng đồng”.