True

CÔNG TY TNHH – TT PHÂN PHỐI                                                                                         CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

DƯỢC PHẨM VIMEDIMEX                                                                                                                   Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: ... /2023/QĐ -  CEVPharma                                                                                                                 Hà Nội, ngày      tháng 03 năm 2023

 

QUYẾT ĐỊNH

          “V/v: Ban hành Quy trình khởi tạo, trưng bày và giới thiệu sản phẩm tại Gian hàng chính hãng Kim Cương của Vimedimex và Gian hàng chính hãng của Nhà bán hàng là Nhà sản xuất, Nhà phân phối, Nhà cung ứng trong nước, ngoài nước trên Website CEVPharma và Quy trình trưng bày, giới thiệu sản phẩm trên Gian hàng chính hãng của Vimedimex tại Hà Nội và TPHCM”

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

CÔNG TY TNHH – TT PHÂN PHỐI DƯỢC PHẨM VIMEDIMEX

- Căn cứ Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Công ty TNHH – Trung tâm phân phối Dược phẩm Vimedimex;

- Căn cứ Quyết định số 02/2023/NQ-HĐQT-VMD ngày 04/01/2023 của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Y Dược phẩm Vimedimex về việc chỉ định, ủy quyền cho Công ty TNHH – Trung tâm phân phối Dược phẩm Vimedimex quản lý, vận hành, cung cấp dịch vụ giao dịch thương mại điện tử B2B trên CEVPharma;

- Căn cứ Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng thành viên Công ty TNHH – Trung tâm phân phối Dược phẩm Vimedimex;

- Xét nhu cầu thực tế của Công ty.

 

QUYẾT ĐỊNH

        

Điều 1: Ban hành Quy trình khởi tạo, trưng bày và giới thiệu sản phẩm tại Gian hàng chính hãng Kim Cương của Vimedimex và Gian hàng chính hãng của Nhà bán hàng là Nhà sản xuất, Nhà phân phối, Nhà cung ứng trong nước, ngoài nước trên Website CEVPharma và Quy trình trưng bày, giới thiệu sản phẩm trên Gian hàng chính hãng của Vimedimex tại Hà Nội và TPHCM

I. Quy trình khởi tạo, trưng bày và giới thiệu sản phẩm tại Gian hàng chính hãng Kim Cương của Vimedimex và Gian hàng chính hãng của Nhà bán hàng trên Website CEVPharma

Bước 1: Nhà bán hàng đăng ký tài khoản trên Website CEVPharma Trách nhiệm thực hiện: Phòng Kế hoạch và cung ứng  

Nhà Bán hàng truy cập Website CEVPharma và xem mục “Hướng dẫn nhà bán hàng” ở Mục Giới thiệu nhà bán hàng bên dưới chân trang website CEVPharma.

NBH đăng ký tài khoản tại phần đăng ký và cung cấp các thông tin cơ bản như: Họ và Tên người đại diện của NBH, Số điện thoại, Email, Tên công ty, Mật khẩu. Nhà bán hàng đọc kỹ và chọn Đồng ý với Quy chế hoạt động Sàn giao dịch TMĐT Quốc tế CEVPharma, sau đó NBH chọn Đăng ký.

Bước 2: Nhà bán hàng cung cấp hồ sơ pháp lý và hồ sơ sản phẩm Trách nhiệm thực hiện: Phòng Kế hoạch và cung ứng  

Nhà bán hàng cung cấp đầy đủ hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm (Bản sao y công chứng) gửi đến Phòng Kế hoạch và cung ứng tại tầng 1, tòa nhà CT3 Mễ Trì, phường mễ Trì Thượng, quận Nam từ Liêm Hà Nội, Hoặc scan hồ sơ bản gốc đính kèm lên mục hồ sơ của nhà bán hàng trên trang website: dealer.CEVPharma.com.vn hoặc gửi đến địa chỉ Email: Hotro@CEVPharma.com.vn. Cụ thể:

1. Hệ thống hỗ trợ các tính năng khai báo, quản lý danh sách, thông tin hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm của NBH là Nhà sản xuất trong nước

(1) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thuốc của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất;  Giấy chứng nhận thực hành tốt sản xuất thuốc (GMP);  Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phạm vi sản xuất thuốc;

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận lưu hành thuốc hoặc quyết định cấp số đăng ký lưu hành thuốc; Mẫu nhãn và tờ hướng dẫn sử dụng thuốc được cục quản lý dược phê duyệt;  Giá thuốc kê khai: Bảng kê khai giá và công bố giá thuốc tại website của cục quản lý dược; Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm (phiếu kiểm nghiệm theo từng lô sản phẩm);

(2) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Nguyên liệu làm thuốc của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất;  Giấy chứng nhận thực hành tốt sản xuất nguyên liệu làm thuốc thuốc (GMP);  Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phạm vi sản xuất nguyên liệu làm thuốc.

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy phép sản xuất nguyên liệu làm thuốc; Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm (phiếu kiểm nghiệm theo từng lô sản phẩm).

(3) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thiết bị y tế của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành thiết bi y tế; Mẫu nhãn trang thiết bị y tế; Giấy chứng nhận lưu hành tư do (đối với thiết bị y tế nhập khẩu);  Giấy chứng nhận chất lượng thiết  bị y tế

(4) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thiết bị làm đẹp của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý:  Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm; Giấy chứng nhận chất lượng đối với thiết bị làm đẹp

(5) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Mỹ phẩm của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất; Giấy chứng nhận thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm (GMP)

- Hồ sơ sản phẩm: Bản công bố mỹ phẩm; Phiếu kiểm nghiệm mỹ phẩm

(6) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Vật tư tiêu hao của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ sản phẩm; Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm

(7) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Hàng tiêu dùng mẹ, bé của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất

- Hồ sơ sản phẩm: Hồ sơ đăng ký sản phẩm/ hồ sơ tự công bố sản phẩm (Đối với sản phẩm là sữa, thực phẩm ăn dặm và bổ sung); Phiếu kiểm nghiệm (Đối với sản phẩm là sữa, thực phẩm ăn dặm và bổ sung); Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ sản phẩm; Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm.

2. Hệ thống hỗ trợ các tính năng khai báo, quản lý danh sách, thông tin hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm của Nhà cung cấp Nước ngoài

(1) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thuốc của Nhà cung cấp Nước ngoài

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận thực hành tốt kho bảo quản thuốc (GSP); Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phạm vi nhập khẩu thuốc;  Giấy chứng nhận thực hành tốt phân phối thuốc (GDP); Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược; Giấy ủy quyền bán hàng thuộc bản quyền của nhà sở hữu số đăng ký và nhà nhập khẩu (nếu công ty không phải là công ty đăng ký sản phẩm)

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận lưu hành thuốc hoặc quyết định cấp số đăng ký lưu hành thuốc; Giấy phép nhập khẩu thuốc (đối với các thuốc yêu cầu giấy phép nhập khẩu); Giá thuốc kê khai: Bảng kê khai giá và công bố giá thuốc tại website của cục quản lý dược; Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm (phiếu kiểm nghiệm theo từng lô sản phẩm); Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm (đối với sản phẩm nhập khẩu)

(2) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Nguyên liệu làm thuốc của Nhà cung cấp Nước ngoài

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận thực hành tốt kho bảo quản nguyên liệu làm thuốc  (GSP); Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phạm vi nhập khẩu nguyên liệu làm thuốc; Giấy chứng nhận thực hành tốt phân phối nguyên liệu làm thuốc (GDP); Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược; Giấy ủy quyền bán hàng thuộc bản quyền của nhà sở hữu số đăng ký và nhà nhập khẩu (nếu công ty không phải là công ty đăng ký sản phẩm)

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy phép nhập khẩu nguyên liệu làm thuốc (đối với các thuốc yêu cầu giấy phép nhập khẩu); Phiếu kiểm nghiệm nguyên liệu làm thuốc (phiếu kiểm nghiệm theo từng lô sản phẩm); Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm (đối với sản phẩm nhập khẩu)

(3) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thiết bị y tế của Nhà cung cấp Nước ngoài

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành; Bảng phân loại thiết bị y tế; Giấy phép nhập khẩu thiết bị y tế ; Giấy ủy quyền của nhà sản xuất; Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ);

(4) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thiết bị làm đẹp của Nhà cung cấp Nước ngoài

 - Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ)

(5) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Mỹ phẩm của Nhà cung cấp Nước ngoài

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ)

(6) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Vật tư tiêu hao của Nhà cung cấp Nước ngoài

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ)

(7) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Hàng tiêu dùng mẹ, bé của Nhà cung cấp Việt Nam, Nước ngoài

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO) (nếu có); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ) (nếu có);

Bước 3: Phê duyệt hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm của NBH là nhà sản xuất trong nước và Nhà cung ứng nước ngoài .

Trách nhiệm thực hiện: Phòng Kế hoạch và cung ứng

Sau khi Nhà bán hàng cung cấp đầy đủ các hồ sơ pháp lý liên quan (chi tiết tại Bước 2). NVNH sẽ kiểm tra chi tiết các hồ sơ và thực hiện phê duyệt trên hệ thống để xác nhận Nhà bán hàng đủ điều kiện chuyển cho Phòng Nghiệp vụ dược.

Bước 4: Nhà bán hàng chọn vị trí trưng bày sản phẩm và khởi tạo gian hàng chính hãng của NBH trên Website Trách nhiệm thực hiện: Phòng nghiệp vụ dược  

1. Dược sỹ phòng nghiệp vụ dược (DSPNVD) phối hợp với Nhân viên phòng công nghệ thông tin (NVCNTT) hướng dẫn Nhà bán hàng lựa chọn vị trí Gian Hàng Chính Hãng trên Website:CEVPharma.com,vn và điền thông tin lên Giấy đề nghị chọn vị trí Gian Hàng Chính Hãng theo BM.01 chuyển cho Phòng Nghiệp vụ dược.

2. Khởi tạo gian hàng của NBH trên Website: CEVPharma.com.vn

2.1 Khởi tạo thông tin sản phẩm  

Trách nhiệm thực hiện: Phòng nghiệp vụ dược

Trên menu tính năng, DSPNVD vào mục Dữ liệu danh mục -> chọn Danh mục sản phẩm -> Chọn New (tạo mới) -> Chọn loại là Inventory Item  - Lot Numbered (Hàng hóa quản lý theo lô). Sau đó nhập các thông tin chính:

(1) Mã sản phẩm: Bỏ trống để hệ thống tự sinh theo quy tắc đặt mã định danh.

(2) Tên sản phẩm: bắt buộc nhập.

(3) Danh mục sản phẩm theo 26 nhóm bệnh: chạm để chọn danh mục sản phẩm theo 26 nhóm bệnh: (1) Nhóm Thuốc Hạ sốt - Giảm đau - Chống viêm; (2) Nhóm Chống Dị ứng - Miễn dịch; (3) Nhóm thần kinh; (4) Nhóm Kháng nấm - Kháng virus – Ký sinh trùng; (5) Nhóm tim mạch; (6) Nhóm da liễu; (7) Nhóm kháng sinh; (8) Nhóm Tiết niệu và sinh dục (9) Nhóm tiêu hóa; (10) Nhóm thuốc nhỏ mắt (11) Nhóm thuốc Tai - mũi - họng (12) Nhóm thuốc hô hấp (13) Vitamin & Khoáng chất (14) Nhóm Cơ xương khớp (15) Nhóm thuốc hô hấp (16)Nhóm Hormon và nội tiết tố (17) Thuốc Giải Độc (18)  Thuốc Tác Dụng Đối Với Máu  (19) Thuốc Gây Mê, Tê; (20) Thuốc Dùng Chẩn Đoán (21) Nhóm Thuốc Chăm Sóc Cho Trẻ Sơ Sinh Thiếu Tháng (22) Nhóm thuốc ung thư (23) Nhóm Thuốc đông dược (24) Nhóm Hạ lipid máu (25) Nhóm tiểu đường (26) Nhóm khác. hoặc thêm sản phẩm mới.

(4) Nhóm sản phẩm: Chọn nhóm sản phẩm trong những nhóm sau: Thuốc/Nguyên liệu làm thuốc/Thực phẩm chức năng/Thiết bị y tế/Thiết bị làm đẹp/Vật tư tiêu hao/Hàng tiêu dùng của mẹ,bé.

(5) Nguồn gốc xuất xứ: là hàng trong nước hoặc nhập khẩu.

(6) Các thông tin quản lý: Ngoài ra Bộ phận cung ứng cần nhập các thông tin quản lý khác để phục vụ mục tiêu phân tích và báo cáo như:


2.2 Thiết kế trang chi tiết hiển thị sản phẩm  

Trách nhiệm thực hiện: Phòng nghiệp vụ dược

Sau khi khởi tạo thông tin sản phẩm của NBH để quản lý, DSPNVD sẽ thực hiện đưa thông tin, hình ảnh, giá bán, …. của sản phẩm lên trang chi tiết sản phẩm. Các bước thực hiện như sau:

DSPNVD vào Danh mục sản phẩm -> Mở sản phẩm cần đưa lên Website sau đó cập nhật thêm các thông tin:

Tại trường mô tả sản phẩm ở bên dưới, admin tiến hành kéo biểu mẫu “MKP Product Website Description” ở bên phải màn hình vào phần viết mô tả sản phẩm. Sau đó, Admin thay thế các thông tin có sẵn bằng những thông tin của sản phẩm đang khai báo, bao gồm các thông tin chi tiết: (1) Mã định danh sản phẩm; (2) Tên thuốc; (3) Hoạt chất và hàm lượng;  (4) Quy cách đóng gói; (5) Số đăng ký hoặc Số công bố sản phẩm; (6) Đơn vị tính; (7) Nhà sản xuất/ Nhà cung ứng (8) Nước sản xuất; (9) Lô sản xuất; (10) Hạn dùng (11) Giá bán buôn (đã bao gồm VAT); (12) Tỷ lệ chiết khấu trên hóa đơn điện tử; (13) Chương trình khuyến mại trên từng sản phẩm; (14) Thành tiền.

(1) Tiêu đề sản phẩm

Nói đơn giản, đây là tên sản phẩm. Mỗi sản phẩm cần có tên riêng khác biệt. NBH có thể thêm các thuộc tính về màu sắc, kích thước,.. nếu cần thiết. Tên sản phẩm nên chứa từ khóa để thực hiện SEO hiệu quả hơn.

(2) Hình ảnh chất lượng cao

Hình ảnh tốt không chỉ là hình ảnh có độ phân giải cao mà còn thể hiện tập trung vào sản phẩm. NBH có thể quan tâm tới các chi tiết nhỏ trên ảnh và phóng to để xem rõ hơn. Do đó, ảnh trong trang này cần đáp ứng được nhu cầu này. Hình ảnh trong trang sản phẩm nên có tính liền mạch, liên kết và có tính đồng bộ về cả độ phân giải, kích thước, khoảng trắng,... Điều này không chỉ tạo giao diện đẹp mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của Nhà bán hàng.

(3) Thông tin về giá bán buôn và các thông tin chương trình khuyến mãi (nếu có)

Giá luôn là một trong những yếu tố được quan tâm hàng đầu khi mua hàng, dù là trực tuyến hay truyền thống. Một trang Website thương mại điện tử sẽ thất bại hoàn toàn nếu không hiện giá trên giao diện. Giá sau khuyến mãi cũng được khách hàng mua đặc biệt quan tâm và ưa chuộng. Bởi vì KHM có thể so sánh giá một cách trực quan và đưa ra quyết định mua hàng nhanh hơn. Giá bán buôn sản phẩm là giá bán buôn cố định, không thay đổi áp dụng cho tất cả các Khách Hàng mua trên CEVPharma.com.vn, không thay đổi và không chịu ảnh hưởng bởi phí sử dụng dịch vụ và phí vận chuyển hàng nặng.

(4) Nút thêm vào “wishlist”

Wishlist cho phép khách hàng mua lưu trữ các sản phẩm mà họ quan tâm hoặc có ý định mua sau. Chức năng so sánh giúp khách hàng mua có thể tìm hiểu các sản phẩm tương đồng khác nhau cùng một lúc. Bằng cách này, họ sẽ chọn được sản phẩm phù hợp nhất. Đây cũng là một cách tăng khả năng mua hàng trên website:CEVPharma.com.vn.

(5) Nút chia sẻ mạng xã hội

Hãy để khách hàng mua chia sẻ sản phẩm hoặc NBH yêu thích của họ cũng như tạo cơ hội để website:CEVPharma.com.vn được NBH/KHM biết tới. Một số nút thông dụng hiện nay như Facebook, Twitter.

(7) Chế độ xem nhiều hình ảnh sản phẩm

Một tấm hình chưa đủ để khách hàng mua mường tượng về sản phẩm thực tế. DSPNVD cần cung cấp nhiều hình ảnh ở các góc độ khác nhau, màu sắc khác nhau, thậm chí là ảnh hướng dẫn sử dụng sản phẩm.

(8) Đánh giá của khách hàng mua

Theo nhiều nghiên cứu, phần lớn KHM mua hàng trực tuyến dựa trên đánh giá và phản hồi của các khách hàng mua khác. Phần này không chỉ giúp khách hàng mua nhận xét và chia sẻ trải nghiệm sản phẩm mà còn là nơi tham khảo và là nơi thúc đẩy khách hàng mua mua hàng nhanh hơn. DSPNVD cần tích hợp điểm đánh giá trung bình và số lượng phản hồi. Nếu có thể, DSPNVD nên tích hợp chức năng nhận xét để tăng trải nghiệm NBH trên website:CEVPharma.com.vn.

(9) Sản phẩm liên quan

Giới thiệu các sản phẩm liên quan để khách hàng mua có thể xem thêm nhiều sản phẩm hơn, so sánh các sản phẩm và ở lại trang lâu hơn. Phần này nên đặt ngay dưới cuối trang, ngay dưới phần mô tả sản phẩm. Để có thể thêm các sản phẩm liên quan, DSPNVD vào trang thông tin sản phẩm và vào trường dữ liệu Sản phẩm liên quan và chọn các sản phẩm liên quan đến sản phẩm đang mở.

(10) Thiết lập các Chương trình khuyến mại, chiết khấu, miễn phí

Để thiết lập các chương trình khuyến mại, chiết khấu, miễn phí, DSPNVD vào chức năng: Chương trình khuyến mại, chiết khấu, miễn phí tại màn hình khai báo chương trình khuyến mại, chiết khấu, miễn phí, DSPNVD nhập thông tin của chương trình vào các trường thông tin:


2.3 Quản lý hàng tồn theo Lô sản xuất và Hạn sử dụng

Trách nhiệm thực hiện: Phòng kế hoạch và cung ứng

a) Đối với các mặt hàng như: thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng của mẹ, bé…việc theo dõi và kiểm soát quản lý hàng hóa theo lô sản xuất và hạn sử dụng là một điều rất quan trọng nhằm:

(1) Quản lý sản phẩm theo lô, hạn sử dụng trên tất cả các giao dịch giúp cho Gian hàng chính hãng Kim Cương của Vimedimex quản lý một cách thống nhất thông tin lô sản xuất, hạn sử dụng cho từng sản phẩm.

(2) Cung cấp góc nhìn thẻ kho chi tiết đến từng lô sản xuất của từng sản phẩm, giúp Quản lý kho quản lý kho nắm rõ về thời hạn sử dụng, cũng như đặc điểm của từng lô sản xuất sản phẩm để việc quản lý sản phẩm đạt được hiệu quả tốt nhất.

(3) Bằng cách gợi ý việc xuất kho (bán hàng, chuyển hàng, …) theo nguyên tắc hàng nào hết hạn trước sẽ xuất trước một cách tự động sẽ giảm bớt thời gian thao tác cho NVKV một cách tối ưu nhất cũng như tránh tình trạng lãng phí cho Gian hàng chính hãng Kim Cương của Vimedimex

(4) Báo cáo sản phẩm theo hạn sử dụng giúp cho Quản lý kho quản lý dễ dàng nắm bắt sản phẩm nào sắp hết hạn để có giải pháp hợp lý.

(5) Cảnh báo tồn kho: Cảnh báo tức thời khi gian hàng chính hãng của Vimedimex còn hàng hóa dưới/ vượt định mức tồn kho.

(6) Cảnh báo sắp hết hạn (áp dụng với gian hàng quản lý tồn kho theo Lô sản xuất và hạn sử dụng): Thông báo 1 lần/ ngày vào buổi sáng khi Gian hàng chính hãng của Vimedimex có sản phẩm sắp hết hạn sử dụng trong khoảng thời gian thiết lập: 8 tháng, 9 tháng và 10 tháng.

b) Tính năng quản lý sản phẩm theo Lô sản xuất, Hạn sử dụng hỗ trợ cho nhu cầu quản lý tồn kho chuyên sâu theo lô và hạn sử dụng cho nhà bán hàng đảm bảo luôn cung cấp mặt hàng mới, đảm bảo chất lượng ra thị trường.

(1) Tạo sản phẩm có quản lý theo lô - hạn sử dụng: Admin truy cập Danh mục dữ liệu -> Danh mục Sản phẩm ->  Tạo sản phẩm; Thực hiện nhập thông tin mô tả sản phẩm; Ở mục Tồn kho/Mua hàng, admin tick chọn Quản lý lô - hạn sử dụng; Với tính năng này, Để nhập tồn kho đầu kỳ, người dùng cần thực hiện thao tác nhập hàng theo lô;  Thực hiện thiết lập các thông tin còn lại của sản phẩm (biến thể, thiết lập SEO cho sản phẩm,...); Chọn Lưu để hoàn tất.

(2) Nhập hàng để tạo tồn kho đầu kỳ cho sản phẩm: Chọn Dữ liệu phát sinh -> Nhập hàng; Chọn kho hàng và nhà bán hàng; Thực hiện nhập sản phẩm cần nhập hàng; Thực nhập tên lô, chọn hạn sử dụng, nhập số lượng của lô và nhấn Enter để tạo lô hàng mới; Hoặc người dùng có thể chọn lại lô đã nhập trước đó. Sau đó, người dùng tiếp tục thực hiện các bước nhập hàng như bình thường. Các thông tin chính bao gồm:

    

(3) Giao diện quản lý tồn kho sản phẩm theo lô : Sau khi nhập hàng sản phẩm, nhà bán hàng có thể xem chi tiết lô sản phẩm trong trang chi tiết sản phẩm -> Tab Danh sách lô hàng: Tại đây, người dùng có thể: Tìm kiếm tên lô hàng; Lọc trạng thái của lô; Lọc theo kho; - Hàng hóa quản lý theo lô, hạn sử dụng được liệt kê tạo menu VMD Báo cáo, di chuột tới Kho hàng và chọn Báo cáo tồn kho theo mặt hàng – theo kho.

có thể kiểm tra thông tin sản phẩm đã hết hạn sử dụng, gần hết hạn sử dụng bằng cách truy cập VMD Báo cáo, di chuột tới Kho hàng và chọn Cảnh báo hàng cận date..

(4) Thao tác trả hàng nhập từ phiếu nhập hàng :

Đầu tiên, Admin chọn Hợp đồng mua hàng cần trả lại bằng cách vào Menu: Nhập hàng > 02. Giao dịch phát sinh > Hợp đồng mua hàng > List. Sau đó chọn Hợp đồng mua hàng cần trả lại và chọn chức năng Trả lại hàng. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình Trả lại hàng, hầu hết các thông tin sẽ được tự động kế thừa sang, người dùng chỉ cần chọn lại mặt hàng và số lượng cần trả. Tạo phiếu trả hàng thành công, nếu muốn sửa lại thông tin phiếu trả hàng, người dùng chọn Edit Chọn nút Phiếu trả hàng để xem và in phiếu trả hàng.

Sau khi Phiếu trả hàng được phê duyệt thì sẽ tự động chuyển đến bộ phận kho để tạo Phiếu xuất kho trả hàng NCC. Hệ thống chuyển đến màn hình tạo phiếu xuất trả và kế thừa toàn bộ thông tin từ đơn trả hàng, người dùng kiểm tra lại thông tin, và nhập bổ sung thông tin cần thiết. Chọn Lô SX theo từng hàng hóa xuất trả nhà cung cấp sau đó in Phiếu trả hàng. Sau khi Phiếu xuất trả hàng được in và xử lý, bộ phận Kế toán căn cứ vào đó để tạo Phiếu giảm trừ công nợ cho NCC bằng cách vào Menu: 02. Giao dịch phát sinh > Giảm trừ công nợ. Trên màn hình Giảm trừ công nợ cũng sẽ được kế thừa tự động các thông tin từ phiếu trả hàng như Nhà cung cấp, Tài khoản công nợ, Tổng tiền, Tax (Số tiền thuế), Ngày ghi nhận giảm trừ, Thông tin mặt hàng, Số lượng ở phần Hàng hóa đảm bảo thông tin chính xác.

(5) Thao tác kiểm hàng theo lô sản phẩm

Admin xuất danh mục hàng hoá cần kiểm kê theo từng kho bằng cách truy cập menu B4. Xuất kho - Điều chuyển, di chuột tới 03. Biểu mẫu / Báo cáo và chọn Danh mục kiểm kê kho

(*) Màn hình quản lý

Trên màn hình Danh mục kiểm kê kho, admin sử dụng các bộ lọc theo Kho hàng, Mã hàng, Vị trí kho, Lô sản phẩm cần kiểm kê để xuất danh mục mong muốn thực hiện kiểm kê.

(**) Thực hiện kiểm đếm và cập nhật nếu có chênh lệch

Admin kiểm kê thực hiện kiểm đếm danh mục hàng hóa kiểm kho thực tế và so sánh với số liệu trên hệ thống. Nếu có chênh lệch sẽ thực hiện điều tra nguyên nhân chênh lệch và cập nhật lại số đúng trên hệ thống.

2.4 Thao tác điều chuyển sản phẩm giữa các kho tại 63 tỉnh thành 

Trách nhiệm thực hiện: Phòng kho vận thuộc Trung tâm logistic 3PL CEVPharma

Để yêu cầu điều chuyển hàng từ kho cần chuyển sang kho khác, Admin sử dụng chức năng Điều chuyển kho (Transfer Order) như sau.

Bước 1: admin vào đường dẫn: 02. Giao dịch phát sinh / Điều chuyển kho, và nhập các thông tin chính như sau:


Sau khi nhập xong admin nhấn Lưu.

Bước 2: Tạo phiếu xuất kho tại kho xuất theo yêu cầu điều chuyển

Để tạo phiếu xuất kho, bộ phận kho xuất có thể tìm lại số yêu cầu trên thanh tìm kiếm hoặc sử dụng Chức năng Nhắc nhở công việc: Đơn điều chuyển chờ xuất kho.

Màn hình xuất hàng được tạo tự động và kế thừa thông tin từ yêu cầu điều chuyển. Nhân viên kho hàng kiểm tra lại thông tin đã đúng hay chưa và thực hiện nhập số lượng thực tế điều chuyển cùng với chi tiết Lô sản xuất, hạn sử dụng của từng hàng hóa. Sau đó Lưu lại và in phiếu xuất kho.

Bước 3: Tạo phiếu nhập kho tại kho nhận điều chuyển

Để tạo phiếu nhập kho người dùng có thể dùng Chức năng nhắc nhở công việc Đơn điều chuyển chờ nhập kho hoặc vào Menu: Nhập hàng > 02. Giao dịch phát sinh > Nhận hàng. Tại màn hình phiếu nhập kho điều chuyển, hầu hết các thông tin đã được kế thừa từ Phiếu xuất kho và Yêu cầu điều chuyển. Tại đây, nhân viên kho hàng cần kiểm tra lại số lượng nhập kho, chi tiết Lô sản xuất và hạn sử dụng theo từng hàng hóa sau đó nhấn Lưu và in phiếu Nhập kho

(7) Bán hàng với sản phẩm theo lô: Trên hệ thống CEVPharma: Khi Đơn bán hàng có sản phẩm quản lý theo Lô thì hệ thống sẽ tự động đề xuất Lô xuất hàng theo ưu tiên lấy các lô có hạn sử dụng gần nhất; Nếu một lô không đủ số tồn, hệ thống sẽ lấy số lượng còn lại ở lô tiếp theo;

2.5. Trang quản lý Nhà bán hàng

Trách nhiệm thực hiện: Phòng kế hoạch và Cúng ứng; Phòng nghiệp vụ dược

Nhà bán hàng truy cập Website: https://Dealer.CEVPharma.com.vn/ mọi công việc gần như đã hoàn tất. Các sản phẩm sẽ tự động xuất hiện trên Gian hàng chính hãng trực tuyến của NBH sau khi được phê duyệt bởi bộ phận Nghiệp vụ Dược của CEVPharma.

Gian hàng chính hãng trực tuyến của NBH được tự động chỉ định một tên miền duy nhất theo cấu trúc như sau: https://cevpharma.com.vn/.............

Trước khi ra mắt Giang hàng chính hãng, admin cần thực hiện một vài việc để đảm bảo Gian hàng chính hãng trực tuyến đã sẵn sàng đón tiếp khách hàng mua.

Chức năng Cập nhật thông tin hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm của Nhà sản xuất, Nhà cung cấp, Nhà phân phối Việt Nam và Nước ngoài.

Gian hàng chính hãng  CEVPharma được tối ưu hóa để bán buôn trực tuyến và mặc định Khả năng tương thích, Tốc độ của Gian hàng chính hãng, Khả năng truy cập, Hỗ trợ thiết bị di động, Chát trực tuyến với NVBH qua công cụ chát trực tuyến của Salesforce CDP, Thông tin sản phẩm, Giá bán, Chiết khấu, Lọc kết quả tìm kiếm nhiều tiêu chí, Hình ảnh để chia sẻ qua mạng xã hội, Lựa chọn quốc gia và ngôn ngữ, Hình ảnh mẫu mã,…

Bảo mật tài khoản

Máy tính hoặc thiết bị di động kết nối mạng sẽ có mức độ rủi ro nhất định. Bất kể quy mô NBH, NBH và thông tin của NBH có thể trở thành mục tiêu của tội phạm.

Các cuộc tấn công giả mạo, lừa đảo qua cuộc gọi hoặc lừa đảo qua tin nhắn có mục tiêu là thu thập thông tin và thông tin xác thực đăng nhập của NBH. Những loại tấn công này có thể trông hợp pháp và từ các nguồn có uy tín. Hãy thận trọng khi nhấp vào các liên kết đáng ngờ, tải xuống tệp đính kèm xuống trong email, SMS hoặc trang website:CEVPharma.com.vn  hoặc cung cấp thông tin nhạy cảm qua điện thoại. Bộ phận hỗ trợ Gian hàng chính hãng của Vimedimex sẽ chỉ yêu cầu gửi tài liệu nhạy cảm qua một trang tải lên bảo mật hoặc qua Email.

Để bảo mật tài khoản tối ưu, chủ Gian hàng chính hãng không được chia sẻ thông tin xác thực đăng nhập với bất kỳ người nào, kể cả nhân viên. Thông tin xác thực của chủ Gian hàng chính hãng luôn phải được bảo mật. Đây là trách nhiệm của NBH. NBH truy cập vào Gian hàng chính hãng phải có tài khoản nhân viên riêng với các quyền cụ thể.

II. Quy trình trưng bày, giới thiệu sản phẩm trên Gian Hàng Chính Hãng của Vimedimex tại Trung tâm phân phối dược phẩm Vimedimex Hà Nội, TPHCM theo không gian thực để KHM trải nghiệm thực tế quá trình mua hàng.

1. Lưu dồ quy trình trưng bày, giới thiệu hàng hóa trên gian hàng chính hãng của Vimedimex


2. Mô tả nội dung chi tiết quy trình trưng bày, giới thiệu hàng hóa trên gian hàng chính hãng của Vimedimex

Bước 1: Xác định các sản phẩm cần trưng bày trên gian hàng chính hãng của Vimedimex

Trách nhiệm thực hiện: NVTB &GTSP của Khu trưng bày

NVTB&GTSP (1) xác định các sản phẩm cần trưng bày trên Gian hàng chính hãng của Vimedimex; (2) Tạo Phiếu yêu cầu điều chuyển hàng từ Kho tổng ra Gian trưng bày; (3) Tạo Yêu cầu Điều chuyển kho (Transfer Order) trên hệ thống. (4) Dược sỹ vào đường dẫn giao dịch phát sinh / Điều chuyển kho và nhập các thông tin chính như sau:


Bước 2: Xuất kho hàng hóa từ Kho tổng và Nhập tại Khu Trưng bày

a) Nhân viên kho vận (NVKV) của Kho tổng HN, TPHCM tiếp nhận Yêu cầu điều chuyển sản phẩm và Tạo phiếu xuất kho . Căn cứ Phiếu điều chuyển chờ phê duyệt, màn hình xuất hàng được tạo tự động và kế thừa thông tin từ yêu cầu điều chuyển, NVKV kiểm tra lại thông tin và thực hiện nhập số lượng thực tế điều chuyển cùng với chi tiết số lô sản xuất, hạn dùng của từng sản phẩm. Sau đó Lưu lại và in phiếu xuất kho

b) Nhân viên trưng bày và giới thiệu sản phẩm (NVTB&GTSP) tiếp nhận sản phẩm và tạo phiếu nhập. Để tạo phiếu nhập NVTB&GTSP có thể dùng chức năng nhắc nhở công việc Phiếu điều chuyển chờ nhập hoặc vào Menu: Nhập hàng > 02. Giao dịch phát sinh > Nhận hàng. Tại màn hình phiếu nhập điều chuyển, hầu hết các thông tin đã được kế thừa từ Phiếu xuất và Yêu cầu điều chuyển. Tại đây, NVTB&GTSP  kiểm tra lại số lượng nhập, chi tiết lô sản xuất và hạn dùng theo từng sản phẩm, sau đó nhấn Lưu và in Phiếu nhập.  

Bước 3: Trưng bày, giới thiệu sản phẩm trên Gian Hàng Chính Hãng của Vimedimex theo tiêu thức địa lý của Nhà bán hàng Việt Nam, Nước ngoài và theo 26 nhóm bệnh

1. Phân chia khu vực trưng bày

a) Khu vực trưng bày thuốc kê đơn, Kệ trưng bày thuốc không kê đơn: Theo nhóm tác dụng dược lý (thuốc kháng sinh, thuốc tim mạch, thuốc vitamin...) ; dạng thuốc (thuốc nước, thuốc viên, dịch truyền, thuốc dạng bột,...)

(1) Đối với thuốc kê đơn: ngoài dòng chữ thuốc kê đơn và ký hiệu Rx, Dược sĩ còn phải xem nếu thuốc có hoạt chất không nằm trong danh mục Thông tư 07/2017/TT-BYT thì nó sẽ là thuốc kê đơn.

(2) Đối với thuốc không kê đơn: những thuốc có hoạt chất nằm trong danh mục được nêu rõ trong Thông tư 07/2017/TT-BYT của Bộ Y tế.

(3) Về số đăng ký: (1) Ký hiệu VD, VS, V xxxx xx  đầu hoặc là dãy ký tự số (Ví dụ như 893110000123 là số đăng ký của thuốc  Augbidil 125mg/31,25 mg là  số đăng ký của thuốc sản xuất ở Viêt Nam; (2) Ký hiệu VN xxxxx xx, hoặc là dãy ký tự số (ví dụ như 400110020723 là số đăng ký của thuốc Visanne® 2mg Tablets ) là số đăng ký của thuốc nhập khẩu; (3) Ký hiêu GC xxxx xx là thuốc gia công; (4) ký hiêu V hay VH hay H : thuốc sản xuất từ dược liệu; (5) Ký hiêu xxxx/xxxx/ATTP – xx: là thực phẩm chức năng; (6) Ký hiệu xxxx/xxxx/CBMP – xx : là mỹ phẩm; (7) Ký hiệu QLSP : xxxxx – xx phải nhìn hoạt chất và so với Danh mục thuốc không kê đơn trong thông tư 07; (8) Ký hiệu QLDB : xxxx – xx là thuốc kê đơn thuộc diện quản lý đặc biệt; (9) Ngoài các ký hiệu trên có thể sẽ là vật tư y tế

b) Khu vực trưng bày thuốc kiểm soát đặc biệt

c) Khu vực trưng bày thực phẩm chức năng: Số đăng ký ghi trên hộp là số công bố tiêu chuẩn (SCBTC): số được cấp/ năm cấp/ YT-CNTC và có dòng chữ: Thực phẩm chức năng hoặc Thực phẩm dinh dưỡng hoặc Sản phẩm này không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh.

d) Khu vực trưng bày thiết bị y tế thông thường

e) Khu vực trưng bày vật tư tiêu hao

f) Khu vực trưng bày hàng tiêu dùng mẹ, bé

2. Sắp xếp thuốc theo nhóm yêu cầu bảo quản, tương ứng với 26 nhóm bệnh: (1) Nhóm Thuốc Hạ sốt - Giảm đau - Chống viêm; (2) Nhóm Chống Dị ứng - Miễn dịch; (3) Nhóm thần kinh; (4) Nhóm Kháng nấm - Kháng virus – Ký sinh trùng; (5) Nhóm tim mạch; (6) Nhóm da liễu; (7) Nhóm kháng sinh; (8) Nhóm Tiết niệu và sinh dục (9) Nhóm tiêu hóa; (10) Nhóm thuốc nhỏ mắt (11) Nhóm thuốc Tai - mũi - họng (12) Nhóm thuốc hô hấp (13) Vitamin & Khoáng chất (14) Nhóm Cơ xương khớp (15) Nhóm thuốc hô hấp (16)Nhóm Hormon và nội tiết tố (17) Thuốc Giải Độc (18)  Thuốc Tác Dụng Đối Với Máu  (19) Thuốc Gây Mê, Tê; (20) Thuốc Dùng Chẩn Đoán (21) Nhóm Thuốc Chăm Sóc Cho Trẻ Sơ Sinh Thiếu Tháng (22) Nhóm thuốc ung thư (23) Nhóm Thuốc đông dược (24) Nhóm Hạ lipid máu (25) Nhóm tiểu đường (26) Nhóm khác.

 Chi tiết từng nhóm bệnh tương ứng với từng sản phẩm được mô tả thông tin chi tiết: (1) Tên thuốc; (2) Hoạt chất và hàm lượng; (3) Quy cách đóng gói; (4) Số đăng ký hoặc Số công bố sản phẩm; (5) Lô sản xuất; (6) Hạn dụng; (7) Đơn vị tính; (8) Nhà sản xuất hoặc Nhà cung ứng; (9) Nước sản xuất; (10) Giá bán buôn (đã bao gồm VAT); (11) Tỷ lệ chiết khấu hoặc chương trình khuyến mại; (12) Số lượng hàng hóa; (13) Thành tiền tại Gian Hàng Chính hãng Kim Cương của Vimedimex.

3. Trưng bày, sắp xếp thuốc đảm bảo dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy và dễ kiểm tra. Với số lượng đa dạng, việc sắp xếp theo nguyên tắc này là một trong những yếu tố quan trọng giúp đẩy nhanh quá trình trải nghiệm của khách hàng, cũng như đảm bảo quá trình quản lý theo tiêu chuẩn. Đồng thời, sắp xếp thuốc theo nguyên tắc thuốc sản xuất trước trưng bày trước và lô nhập trước trưng bày trước.

Bước 4: Sắp xếp bảo quản sản phẩm theo 26 nhóm bệnh tuân thủ nguyên tắc FEFO và FIFO

Nguyên tắc FEFO: Hàng có hạn dùng còn lại ngắn hơn xếp ra ngoài, hạn dùng dài hơn xếp vào trong.

Nguyên tắc FIFO: Hàng sản xuất trước xuất trước, lô nhập trước xuất trước,…

1. Thuốc nhập về sau khi đã kiểm tra đầy đủ theo hóa đơn. NVTB&GTSP  sắp xếp theo từng loại thuốc, nhóm thuốc vào tủ, kệ, tên thuốc quay ra ngoài, hàng nhập trước để bên ngoài, hàng nhập sau để bên trong và lưu ý hạn sử dụng.

2. Khu trưng bày đảm bảo về tiêu chuẩn nhiệt độ để duy trì chất lượng cũng như không làm biến hóa chất, thành phần trong từng loại thuốc. Trang bị hệ thống làm lạnh, nhiệt kế, ẩm kế, quạt thông gió, đảm bảo nhiệt độ không quá 30 độ C và độ ẩm < 70%. Các thuốc bảo quản trong tủ lạnh theo đúng hướng dẫn ghi trên bao bì sản phẩm (có nhiệt kế theo dõi nhiệt độ từ 2 đến - 80C). Ngoài ra, có những loại thuốc đặc biệt buộc phải giữ gìn và bảo vệ theo yêu cầu riêng.

(1) Các loại thuốc kháng sinh hay thuốc hạ sốt,...thì yêu cầu giữ gìn và bảo vệ ở điều kiện thường.

(2) Vắc xin, viên đạn hạ sốt hay những sản phẩm có mùi, dễ bay hơi, dễ phân hủy thì phải có khu vực nhiệt độ và điều kiện đặc biệt.

(3) Thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần, thuốc tiền chất là dược chất gây nghiện, dược chất hướng thần, tiền chất dùng làm thuốc phải được bảo quản tủ riêng có khóa chắc chắn và không được trưng bày cùng các thuốc khác.

Trong một số trường hợp thuốc gây nghiện có thể để cùng tủ, giá, kệ chung với thuốc hướng thần, thuốc tiền chất nhưng phải sắp xếp riêng biệt cho từng loại thuốc, có biển hiệu rõ ràng để tránh nhầm lẫn;

(4) Thuốc phóng xạ phải được bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn, đảm bảo an toàn bức xạ và an ninh, chống phơi nhiễm bức xạ môi trường theo đúng quy định của pháp luật về năng lượng nguyên tử;

(5) Thuốc độc, phải trưng bày khu vực riêng biệt, không được để cùng các thuốc khác, phải sắp xếp gọn gàng, tránh nhầm lẫn, dễ quan sát trong khu vực bảo quản;

3. Thực hiện 5 chống: (1) Chống ẩm; (2) Chống mối, mọt, chuột; (3) Chống thảm họa (cháy nổ, ngập lụt); (4) Chống quá hạn dùng; (5) Chống trộm cấp, mất mát, hư hao, nhầm lẫn.

4. Không để hỏng vỡ, thừa thiếu, mất mát vượt quá mức quy định, hạn chế xảy ra đến mức tối thiểu..

5. Khu trưng bày phải được trang bị hệ thống chữa cháy, có tiêu lệnh chữa cháy, nội quy phòng cháy, chữa cháy. Hàng tháng có bảng theo dõi chất lượng thuốc (cảm quan, hạn dùng). (1) Hạn dùng còn 18 tháng đối với trường hợp thuốc, nguyên liệu làm thuốc có hạn dùng trên 24 tháng; (2)  Hạn dùng còn 1/2 hạn dùng đối với trường hợp thuốc, nguyên liệu làm thuốc có hạn dùng bằng hoặc dưới 24 tháng; Hạn dùng còn lại 06 tháng đối với thuốc có hạn dùng từ 02 năm trở lên; 03 tháng đối với thuốc có hạn dùng từ 01 đến dưới 02 năm; 1/4 hạn dùng đối với thuốc có hạn dùng dưới 01 năm.

Bước 5: Kiểm tra, báo cáo

a) NVTB&GTSP thường xuyên kiểm tra số lượng, hạn sử dụng, chất lượng thuốc. Kiểm kê hàng hóa tại khu trưng bày vào ngày 29 hoặc 30 cuối tháng;

b) Thông báo kịp thời thuốc gần hết hạn sử dụng trong khoảng thời gian thuốc còn hạn sử dụng 10 tháng 01 lần thông báo; 9 tháng 01 lần thông báo; 8 tháng 01 lần thông báo bằng văn bản hoặc qua email để điều chuyển về phân phối

c) Hàng tháng báo cáo nhập, xuất, tồn tại khu trưng bày cho Phòng kho vận thuộc Trung tâm Logisstic 3PL CEVPharma, Phòng Tài chính kế toán thuộc Khối hỗ trợ của Công ty TNHH - Trung tâm phân phối dược phẩm Vimedimex.

To install this Web App in your iPhone/iPad press and then Add to Home Screen.